Организация корпоративного путешествия в другой город или страну

Представьте себе: лето, солнечный день, коллеги, которые уже привыкли к офисным стенам, внезапно оказываются вместе за городом. Знакомы ли вы с чувством, когда на пару дней забываешь о дедлайнах и смотришь, как бухгалтер, с которым обычно обмениваешься сухими письмами, неожиданно превращается в душу компании? Корпоративные поездки — это всегда немного магия

Определение целей поездки

Сначала задайте себе вопрос: «А зачем мы вообще едем?» Почему мы едем? Вопрос не такой простой, как кажется. Только представьте, если не определить цель поездки с самого начала, она может превратиться в хаос: одни захотят на пляж, другие — на лекции. Как это сбалансировать? Разобраться с этим нужно сразу. Иначе рискуете привезти с собой коллектив, который больше устал, чем до поездки.

Учтите ожидания

Ещё один момент — учёт ожиданий. Вы хотите поднять продуктивность подчинённых и сплотить всю команду? Прекрасно! А что на самом деле нужно вашим коллегам? Может быть им хочется просто посидеть у костра, слушая шутки на злобу дня или же просто иметь возможность посетить местную достопримечательность, а не сидеть на тренинге три дня подряд.

Бюджет поездки

Вот тот самый раздел, который может разбить сердца всех организаторов. Любое корпоративное путешествие — это инвестиция, и чем грамотнее распределить средства, тем больше шансов, что поездка пройдёт без сюрпризов (ну, почти).

Бюджет — это как минное поле. Только решили, что хватит на всё, как автобус сломался посреди дороги, водитель требует доплату, а в ресторане не оказалось мест. Удивительно, как непредвиденные расходы появляются именно тогда, когда рассчитываешь на экономию. Поэтому никогда не забывайте резервный фонд!

На стоимость влияют следующие основные факторы

• Величина коллектива: сколько человек поедут?
• Направление: поедете в соседний город или же на другой континент? В Грузию, Турцию, Египет или же в Бразилию, Аргентину или Индонезию?
• Категория отеля: количество звёзд, дополнительные услуги.
• Неожиданные расходы: решение пойти вместо одного предоплаченного места в другое, позавтракать не в ресторане при отеле, а в ресторане в центре города и т.д.

Выбор места и локации

Выбирать место для корпоративного путешествия — это как выбирать ресторан для свадьбы: все должны быть довольны, и ещё было бы неплохо сэкономить! Что здесь важно учесть? Во-первых, удобство расположения. Если все ваши сотрудники живут в пределах одного города, нет смысла тащить их через три границы только ради красивого заката. И наоборот, если ваш офис расположен в мегаполисе, выезд на природу может стать настоящим спасением.

Какие места обычно выбирают? Курорты, загородные базы, возможно, европейские столицы для особо изысканных поездок. Всё зависит от вашего бюджета и цели мероприятия. Хотите совместить работу с отдыхом? Отлично подойдут курорты с конференц-залами, где можно поработать утром, а после отправиться загорать. А если главная цель — активный тимбилдинг, выбирайте места с возможностью организовать спортивные игры, квесты или командные мероприятия.

Не забудьте учесть предпочтения сотрудников. Кто-то любит активный отдых с походами и велопрогулками, а кто-то мечтает о бассейне и СПА. Идеальная локация — та, которая может удовлетворить обе категории.

При выборе путешествия заграницу, помните про юридические и налоговые аспекты поездки. Проверьте отсутствуют ли штрафы, оплачены ли все налоги. Непреодолимой преградой может стать долг всего в 10 тыс. руб. И даже если человек успел его погасить непосредственно перед поездкой, то расслабляться рано, ведь на внесение этих сведений в базу данных, которой пользуется таможня, порой уходит несколько недель.

Логистика и транспорт

Самолёт? Автобус? Поезд? Или арендуем вертолёт для особого шика? Логистика — это фундамент любого успешного мероприятия. Неважно, сколько звёзд у отеля, если добираться до него придётся сутки без сна и еды. При выборе транспорта учитывайте численность коллектива: для небольшой группы можно арендовать микроавтобус, а вот для большой компании понадобится полноценный автобус или даже чартерный рейс.

Важно продумать расписание. Половина команды не успела на самолёт? Всё мероприятие пойдёт насмарку. Уточняйте все детали у транспортных компаний и планируйте расписание с учётом возможных задержек. Не забывайте также о комфорте: в долгих поездках наличие кондиционера, удобных кресел и возможности перекусить становится спасением.

Важно не забыть про туристические визы (если они нужны в стране, куда вы едете) и страховые полисы для выезжающих за рубеж.

В случае, когда в поездку отправляется небольшое количество человек, то оформить для них визы можно собственными силами, а если нет — имеет смысл обратиться за помощью в специальное агентство.

Подберите отель и забронируйте номера

Вариантов много: отели, загородные дома, базы отдыха. Но не спешите выбирать первый попавшийся вариант. Здесь важно учитывать размер группы, пожелания сотрудников и корпоративный бюджет.

Для больших коллективов обычно бронируют отели или дома отдыха. Это удобно и, что немаловажно, безопасно. Главное — учесть особенности бронирования для больших групп. Многие отели требуют аванс за несколько месяцев до поездки, и если вы его не внесёте, рискуете остаться без мест. А если сотрудники хотят жить в одном номере с коллегами или наоборот, просят одиночное размещение? Учитывайте все пожелания заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов на месте.

Важно создать комфортные условия для всех. И если ваши сотрудники хотят немного уединиться, лучше предоставить такую возможность, а не размещать их в комнатах на шестерых человек.

Снять отель или сразу целый дом?

Для больших коллективов (от 25-30 человек) обычно бронируют отели. Это удобно и, что немаловажно, безопасно. Главное — учесть особенности бронирования для больших групп. Многие отели требуют аванс за несколько месяцев до поездки, и если вы его не внесёте, рискуете остаться без мест. А если сотрудники хотят жить в одном номере с коллегами или наоборот, просят одиночное размещение? Учитывайте все пожелания заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов на месте.

А если же количество человек до 15-20 человек, то в таком случае можно рассмотреть варианты по типу съёмных пент-хаусов и особняков, которые дополнительно помогут создать атмосферу единства.

Важно создать комфортные условия для всех. И если ваши сотрудники хотят немного уединиться, лучше предоставить такую возможность, а не размещать их в комнатах на шестерых человек.

Разработайте программу поездки

После двух часов лекции по стратегическому планированию мозг начинает кричать: «Спасите!». И тут на помощь приходит вечеринка или спортивные игры. Важно, чтобы в программе были и серьёзные моменты, и развлечения, а иначе вы рискуете потерять внимание команды уже на второй день.

Важно включить в программу тимбилдинговые активности. Да-да, те самые, которые заставляют вспомнить старый добрый «Верёвочный курс» и как вы пытались перелезть через стул, держа коллегу за руку. Но если без шуток, такие мероприятия реально помогают сплотить команду, ведь сотрудники видят друг друга вне рабочих рамок. Разнообразие — это ключ. Мастер-классы, спортивные игры, экскурсии и вечеринки — всё должно быть в меру. После двух часов на тренинге мозг требует перезагрузки, и тут на сцену выходит неформальная часть программы.

Заранее продумайте программу на каждый день. Не надо думать, что «там на месте разберёмся». Вы разберётесь, но только с небольшими планами, на основе которых не будет строиться каркас всей поездки. Именно поэтому важно продумать именно основную структуру, главные события, поездки и меропрития вашего путешествия.

Зачем нужно свободное время?

Пожалуйста, если вы не хотите, чтобы сотрудники после такого отпуска захотели всей ещё один, чтобы отдохнуть от корпоративной поездки, то не забывайте про свободное время. У сотрудников должна быть возможность самим решать, как провести вечер или пару часов. Мозг взрывается от постоянных активностей, а кому-то просто хочется тишины и книг, а не шумных вечеринок или каждодневных посиделок в кафе-баре.

Продумайте вопрос координации

«Где мы встречаемся? А что делать, если я потеряюсь?» — эти вопросы могут испортить даже самое тщательно продуманное мероприятие. Коммуникация до и во время поездки — залог успеха. И здесь без точного информационного сопровождения никак.

Перед поездкой сделайте подробную рассылку с инструкциями. Где встречаемся, что брать с собой, кто будет ответственным за что. Создайте в мессенджерах группу для общения — это позволит оперативно решать любые вопросы и координировать действия участников.

Назначьте ответственного за коммуникацию. Не надо перекладывать эту роль на всех и сразу: кто-то один должен быть в курсе всего происходящего. Пусть этот человек отвечает на все возникающие вопросы, отправляет актуальную информацию и решает любые нештатные ситуации. Согласитесь, что «перезвонить пять минут назад» — это типичный рабочий момент, но на отдыхе хочется простоты и организованности.

Учтите, что каждый сотрудник — индивидуален

Теперь, когда всё вроде бы спланировано, не забудьте о главном — люди разные, и это нужно учитывать. Пищевые предпочтения, медицинские ограничения, просьбы о свободном времени — всё это важно учесть заранее, чтобы поездка прошла гладко.

Заранее соберите информацию о предпочтениях сотрудников: кто-то не ест мясо, кто-то страдает аллергией на орехи, а кто-то придерживается особой диеты. Учтите это при заказе питания. Медицинские ограничения также должны быть прописаны в планах: если кому-то нужны специальные условия или лекарства, обязательно об этом подумайте заранее.

Свободное время и личные запросы также играют важную роль. Кто-то хочет прогуляться по городу, кто-то предпочитает остаться в отеле и посмотреть фильм. Уважайте эти пожелания. Ведь корпоративная поездка — это не только работа, но и отдых.

Не знаете, с чего начать?

Компания Korpor готова взять на себя организацию вашего идеального корпоративного мероприятия, будь то масштабный выезд за границу, тимбилдинг на природе или уютные посиделки в ресторане на Новый год. Мы позаботимся обо всём: от выбора локации и программы до учёта всех индивидуальных предпочтений ваших сотрудников. Наш опыт и внимание к деталям гарантируют, что вы получите именно тот корпоратив, который оставит всех участников с улыбками и яркими воспоминаниями.

Отдых — это инвестиция в людей, а люди — самый ценный актив вашей компании. Доверьте это дело профессионалам, и мы сделаем всё, чтобы каждый ваш сотрудник почувствовал, что компания заботится о нём не только в будние дни, но и во время праздников. Обращайтесь в Korpor, и мы организуем для вас мероприятие, которое объединит, вдохновит и подарит заряд позитивной энергии на долгие месяцы!