Как организовать корпоратив с минимальными затратами: идеи для экономного корпоратива

Организация корпоратива часто довольно дорогая задача. Однако, это не означает, что нельзя организовать хороший корпоратив с минимальными затратами. За наш многолетний опыт организации корпоративов и тимбилдингов мы выяснили где и как можно сэкономить без ущерба качеству. И сегодня мы поделимся с вами некоторыми советами, которые помогут вам сэкономить на организации корпоратива, но при этом не потерять в качестве.

Определите цель и бюджет мероприятия

Первым шагом к успешной организации мероприятия с минимальными затратами является определение цели и выделение бюджета. Определите, что вы хотите получить от этого мероприятия. Например, вы можете желать повысить мотивацию сотрудников, улучшить командный дух или просто дать возможность сотрудникам отдохнуть и развлечься после тяжёлого квартала.

Когда вы определили цель мероприятия, установите бюджет, который вы готовы выделить. Включите все расходы, которые могут возникнуть во время организации мероприятия: аренда помещения, оборудования, еды и напитков, транспорта и развлечений. После того как вы определили сумму, вы можете начать планирование корпоратива, который будет соответствовать вашим финансовым возможностям.

Выберите дату и время

Выбор даты и времени мероприятия может сильно влиять на его стоимость. Если вы выберете день недели и время, когда спрос на помещения и прочие услуги низкий, то вы сможете сэкономить довольно большую сумму, по нашему опыту корпоративы в будние дни дешевле на 20-40%. Также, если вы планируете мероприятие вне пикового сезона (новый год, рождество, июнь-август) то сможете получить более низкие цены от подрядчиков.

Используйте внутренние ресурсы

Один из способов снизить затраты на корпоративное мероприятие — это использование уже имеющихся ресурсов. Если у вас есть сотрудники, которые могут помочь с организацией мероприятия, то привлеките их! Например, вы можете найти в коллективе тех сотрудников, которые имеют навыки в фото, видеосъемке или звуковом оформлении. Такие сотрудники могут помочь вам организовать мероприятие, не прибегая к услугам сторонних подрядчиков.

Кроме того, вы можете использовать свои внутренние ресурсы для создания декораций, подготовки еды или развлечений для мероприятия.

Ищите скидки и специальные предложения

При планировании корпоративного мероприятия можно искать скидки и специальные предложения. Многие Event-агентства могут предложить вам скидки, если вы согласитесь на аренду их услуг на определенное время или в будние дни. Кроме того, вы можете сэкономить немалые деньги, если выберите такого организатора, который предлагает пакетные предложения.

Выбирайте более дешевые развлечения

Корпоративные мероприятия часто включают различные развлечения: квесты, игры, конкурсы, мастер-классы и т.д. Однако, не все развлечения стоят много. Попробуйте выбрать более дешевый досуг, который все же будет интересен для сотрудников. Например, вы можете организовать вечеринку в караоке или просто собраться за настольными играми.

Разработайте детальный план мероприятия

Чтобы сэкономить деньги на организации корпоратива, необходимо разработать детальный план мероприятия. В плане должны быть указаны все расходы, которые потребуются для проведения корпоративного мероприятия. Это позволит вам более эффективно распределить бюджет и избежать непредвиденных расходов.

Сделайте упор на детали

Небольшие детали могут сделать большую разницу в качестве мероприятия. Вы можете украсить помещение свечами или фото-зоной. Вы также можете подготовить небольшие подарки для сотрудников, которые покажут, что вы цените их участие в мероприятии. Эти мелочи не обязательно должны быть дорогостоящими, однако они могут сделать мероприятие более эксклюзивным и запоминающимся.

Планируйте заранее

Если вы хотите организовать корпоратив с минимальными затратами, начните планировать его заранее. Раннее планирование позволит вам сэкономить деньги, потому что вы сможете найти лучшие предложения от подрядчиков. Кроме того, вы сможете лучше организовать свое время и избежать спешки в последний момент.

Не забывайте про оценку результатов

После проведения мероприятия не забудьте оценить его результаты. Это поможет вам понять, что было сделано правильно, а что можно улучшить в следующий раз. Еще можно раздать опросники участникам, дабы собрать обратную связь от сотрудников и понять, какие аспекты мероприятия были лучшими.

Вывод

Организация корпоратива с минимальными затратами может быть достаточно сложной задачей, но она вполне реализуема. Следуя этим советам, вы сможете сэкономить деньги, не потеряв при этом в качестве мероприятия. Не забывайте планировать заранее, искать специальные предложения, использовать имеющиеся ресурсы, не забывайте про детали и собирайте обратную связь! Удачи в организации вашего следующего корпоративного мероприятия!

Если вы не хотите самостоятельно организовывать корпоративное мероприятие, то обратитесь в Event-агентство. Например к нам 🙂. Мы работаем более 12 лет и знаем все мелочи и тонкости в организации корпоративов.