Бриф нужен, чтобы внутри компании договориться, зачем мероприятие и каким оно будет. Техническое задание — чтобы подрядчик считал конкретный состав работ, а не «красивый корпоратив вообще».
Без этой пары легко получить десять презентаций с разными ценами и потом выяснять, почему в одном предложении есть ведущий, кейтеринг и техника, а в другом — только площадка и программа.
Кому: HR, офис-менеджеру и закупкам, если корпоратив уже поручили, а дата, формат и бюджет ещё не определены. Все цифры в статье условные.
- Бриф на корпоратив — Word. Восемь разделов: паспорт проекта, цель, гости, дата и площадка, формат, услуги, бюджет и согласования, открытые вопросы. Если решения ещё нет, пишите «не определено, ждём вариантов от подрядчика».
- Техническое задание — Word. Статусы услуг, объёмы, приёмка, форма сметы и таблица отклонений.
Чем бриф отличается от технического задания
Бриф отвечает на вопрос «что мы хотим?». Техническое задание — «что должен сделать подрядчик?».
В брифе нормально написать: «Хотим неформальный корпоратив на 100 человек, с хорошей музыкой и без скучных выступлений». В ТЗ придётся уточнить, сколько часов работает ведущий, кто привозит музыкальное оборудование, нужна ли сцена и что входит в стоимость.
| Бриф | Техническое задание | |
|---|---|---|
| Когда составляют | В начале подготовки | Перед закупкой и согласованием работ |
| Что указывают | Цели, пожелания, формат, бюджет | Услуги, объёмы, сроки, требования к результату |
| Для кого | HR, офис, руководство, агентство | Заказчик, закупки, исполнитель |
| Результат | Все понимают, чего хотят | Ясно, что и в каком объёме делает подрядчик |
Когда хватает одного брифа
Для корпоратива на 20 человек в ресторане первый запрос обычно закрывается коротким брифом. Для 100 человек, когда нужны площадка, кейтеринг, ведущий, оборудование и трансфер, без подробного ТЗ предложения уже не сравнить. Если же выбор идёт через тендер или закупку, существенные требования фиксируют до запроса КП. В остальных случаях часть технических вопросов проще закрыть после выбора концепции.
Экспресс-бриф: 10 вопросов руководителю
Совещание для старта не нужно. Достаточно отправить руководителю короткий список и попросить ответить по пунктам.
- Цель. Зачем организуем корпоратив?
- Гости. Кто участвует, сколько человек и может ли число измениться?
- Повод. Новый год, юбилей компании, итоги года, тимбилдинг?
- Дата и место. Когда и где проводим?
- Формат. Банкет, фуршет, активная программа — или ждём идеи?
- Программа. Что обязательно должно быть?
- Бюджет. Сколько готовы потратить, включая резерв?
- Ограничения. Какие форматы и активности не подходят?
- Согласование. Кто утверждает концепцию и расходы?
- Дедлайн. К какому сроку нужны предложения?
Дата или формат ещё не выбраны? Так и напишите: «Не определено, ждём предложений». Это лучше, чем заполнять анкету наугад, а потом менять условия, когда агентства уже посчитали сметы.
Полный бриф
Когда основные условия согласованы, каркас раскладывают подробнее. В скачиваемой форме эти темы собраны в восемь разделов. Требования собирает HR, офис-менеджер или другой ответственный. Агентство поможет уточнить детали, но внутренние договорённости не заменит.
| Раздел | Что вписать |
|---|---|
| 1. Компания и контакты | Название, город, контакт организатора, кто согласовывает |
| 2. Повод и цель | Что отмечаем и какой результат нужен |
| 3. Гости | Число участников, возможное отклонение, дата фиксации, подразделения, приглашённые, доступность |
| 4. Дата и место | Основная и запасная даты, город, район, допустимое время в дороге |
| 5. Формат | Банкет, фуршет, фестиваль, тимбилдинг, выезд |
| 6. Концепция | Атмосфера, примеры и то, чего точно не нужно |
| 7. Программа | Выступления, награждение, музыка, обязательные активности |
| 8. Площадка | Вместимость, рассадка, сцена, фуршет, технические зоны, гардероб, парковка, ограничения |
| 9. Питание | Формат, меню, продолжительность обслуживания, специальные требования |
| 10. Техника и оформление | Звук, свет, экраны, декор, брендирование, съёмка |
| 11. Логистика | Регистрация, трансфер, навигация, доставка оборудования |
| 12. Бюджет | Верхний предел, состав расходов, резерв отдельно от стоимости услуг |
| 13. Ограничения | Корпоративные правила, безопасность, нежелательные темы |
| 14. Согласование | Кто утверждает программу, площадку, бюджет и дополнительные расходы |
| 15. Критерии успеха | Как поймём, что мероприятие удалось |
Число гостей кажется очевидным, пока в брифе написано «примерно 100», а руководство потом добавляет ещё 30 партнёров. Тогда нужна другая площадка, больше еды и другой транспорт. Сразу укажите ожидаемое число, допустимое отклонение и дату, когда число станет окончательным.
Как описать цель
«Хотим хороший корпоратив» программу не задаёт. Рабочая цель конкретнее: поблагодарить сотрудников за результаты года, познакомить команды из разных городов, отметить юбилей, вовлечь новичков. От цели зависит набор активностей: знакомство отделов и награждение лучших собирают по-разному. Как мероприятия закрывают задачи HR, разобрано в материале об event-агентстве и удержании сотрудников.
Обязательное и пожелания — не одно и то же
Награждение сотрудников обязательно, а кавер-группу руководство только рассматривает. Если этого не разделить, агентство включит дорогой живой звук в обязательную смету, хотя вечеру хватило бы диджея. Отметьте, что менять нельзя, а что можно сдвинуть вместе с бюджетом.
Пример на 100 человек
Московская компания собирает вечер по итогам года: поблагодарить команду, провести короткое награждение и оставить время поговорить. Без длинных речей и конкурсов, в которых нужно участвовать насильно.
Ниже сокращённые параметры, по которым уже можно обсуждать задачу. Пустая форма со всеми полями — в шаблоне брифа.
| Параметр | Пример заполнения |
|---|---|
| Участники | 100 сотрудников из шести подразделений, возможный рост до 120. Окончательное число фиксируется за 14 дней до мероприятия |
| Повод и цель | Итоги года: поблагодарить команду, наградить сотрудников, дать время пообщаться |
| Дата | Пятница в декабре, точная дата уточняется |
| Формат | Неформальный вечер с награждением, 5 часов |
| Программа | Фуршет, выступление директора до 15 минут, 6 номинаций, музыкальный блок |
| Площадка | Зал на 100 гостей: фуршетная рассадка, сцена для награждения, тихая зона и место для звука и света. Запас по вместимости — до 120 |
| Питание | Фуршет с альтернативными вариантами меню |
| Логистика | Москва, не более часа в дороге от офиса |
| Бюджет | До 1 200 000 ₽ вместе с резервом заказчика. Стоимость услуг — в пределах 1 080 000 ₽ |
| Ограничения | Без принудительных конкурсов, с доступной средой |
| Согласование | HR согласует программу, финансовый директор — бюджет |
| Критерии успеха | Обязательная программа выполнена, бюджет соблюдён, участники довольны |
Площадку, меню и модель оборудования на этом этапе выбирать не нужно: варианты предложит подрядчик. А вот общие слова лучше заменить формулировками, которые можно проверить.
| Расплывчато | Лучше написать |
|---|---|
| Нужно красиво и необычно | Современный неформальный вечер без длинной официальной части |
| Ведущий должен быть весёлым | Ведущий с опытом корпоративных мероприятий, без принудительных конкурсов |
Техническое задание для агентства
Бриф согласован, теперь пожелания нужно превратить в требования: по ним агентство считает стоимость, а заказчик принимает работу. Фразы «нужен фотограф» мало. Он может отработать два часа или весь вечер, отдать 30 кадров или 300, прислать их на следующий день или через месяц. Услуга называется одинаково, результат разный.
Семь услуг, которые стоит расписать
| Услуга | Что прописать |
|---|---|
| Площадка | Вместимость с учётом рассадки, фуршета, сцены и технических зон; часы аренды; доступность; ограничения по звуку; монтаж и демонтаж |
| Кейтеринг | Число гостей, формат обслуживания, меню, персонал, посуда, время подачи |
| Ведущий | Часы работы, подготовительный созвон, утверждение сценария, репетиция |
| Звук и свет | Нужный результат, требования к программе, монтаж, настройка, технический персонал |
| Фотограф | Часы съёмки, число обработанных фото, формат, способ и срок передачи, где заказчик может использовать кадры |
| Координатор | Время на площадке, зоны ответственности, контакты, как решаются вопросы |
| Трансфер | Маршруты, число гостей, вместимость транспорта, время подачи, порядок изменений |
Как выглядит готовый пункт
Для примера возьмём фотосъёмку того же корпоратива.
Фотоуслуги. Исполнитель проводит репортажную съёмку в течение 5 часов.
Результат — не менее 100 обработанных фотографий в формате JPEG. Материалы передаются заказчику по ссылке для скачивания в течение 10 рабочих дней после мероприятия.
Приёмка — проверка количества файлов, их доступности и соответствия согласованным требованиям.
Количество кадров и срок передачи подбирайте под свою задачу, эти цифры только для примера.
Оплату, отмену, ответственность сторон, права на фото и видео и обработку персональных данных фиксируют в договоре. В ТЗ достаточно указать, какие материалы получает заказчик и где их можно публиковать: внутренний портал, соцсети, отчёт для руководства.
Какие материалы перечислить
Полный комплект нужен не каждому мероприятию. Обычно перечисляют концепцию и сценарий, подробную смету, схему площадки, технический план, финальный тайминг, макеты оформления и фото- и видеоматериалы после мероприятия. К каждому пункту приписывают ответственного и срок передачи. Нет съёмки или сложного оформления — эти строки убирают.
Марки микрофонов, проекторов и световых приборов в ТЗ лучше не требовать, если нет веской причины. Опишите результат: выступающих должно быть хорошо слышно из любой точки зала. Оборудование подберут специалисты.
44-ФЗ и 223-ФЗ. Если мероприятие идёт по регулируемой закупке, шаблон придётся адаптировать под закон и конкретную документацию. Универсальный бриф для этого не подходит.
Бюджет без лишних расходов
Бюджет — самый скользкий пункт, особенно когда руководство говорит: «Сначала узнайте, сколько это стоит, а потом решим».
Тогда укажите диапазон или попросите несколько вариантов. Подрядчику можно отправить такую формулировку:
Рассматриваем бюджет от 900 000 до 1 200 000 ₽. Просим предложить основную концепцию в пределах 1 080 000 ₽, а дополнительные активности рассчитать отдельно.
Общий лимит с резервом заказчика — 1 200 000 ₽. Резерв в стоимость услуг не входит.
Так предложения остаются в одной ценовой категории и не разъезжаются на несопоставимые суммы.
Как разложить 1 200 000 ₽ на 100 человек
Вознаграждение агентства и расходные материалы вынесены отдельными строками, чтобы было видно, за что вы платите.
| Статья расходов | Сумма |
|---|---|
| Площадка | 175 000 ₽ |
| Питание и обслуживание | 360 000 ₽ |
| Звук и свет | 145 000 ₽ |
| Ведущий и программа | 155 000 ₽ |
| Фотосъёмка | 55 000 ₽ |
| Декор | 55 000 ₽ |
| Логистика | 35 000 ₽ |
| Координация на подготовке и площадке | 55 000 ₽ |
| Агентское вознаграждение | 30 000 ₽ |
| Расходные материалы и связь | 15 000 ₽ |
| Базовый бюджет услуг | 1 080 000 ₽ |
| Резерв заказчика | 120 000 ₽ |
| Общий лимит | 1 200 000 ₽ |
Таблица показывает принцип, а не средние цены. Суммы указаны с НДС, а если подрядчик НДС не выделяет, пусть напишет это отдельной пометкой.
Резерв — 120 тысяч, то есть 10% общего лимита. Это деньги заказчика: в коммерческом предложении их быть не должно, а расходы из резерва согласуют отдельно. Заранее договоритесь, что будет, если гостей станет больше, аренда продлится или персонал уйдёт в переработку. Статьи расходов и стоимость разных форматов разобраны в материале «Стоимость корпоратива в 2026 году».
Как сравнить коммерческие предложения
Одно и то же ТЗ ушло нескольким агентствам. Одно считает корпоратив за 950 тысяч рублей, другое — за 1,08 млн, обе цифры без резерва заказчика. Дешевле выглядит первое, но по составу услуг всё не так очевидно.
Почему самое дешёвое КП не всегда выгоднее
| Параметр | Агентство А | Агентство Б |
|---|---|---|
| Стоимость услуг, без резерва | 950 000 ₽ | 1 080 000 ₽ |
| Монтаж и демонтаж | Не включены | Включены |
| Технический персонал | Доплата | Включён |
| Фотосъёмка | 3 часа | 5 часов |
| Доставка оборудования | Доплата | Включена |
| НДС | Не указан | Включён |
| Соответствие ТЗ | Есть пробелы, нужны уточнения | Почти полностью |
Условный пример, не реальные КП. Агентство Б просит ровно тот базовый бюджет, который мы разложили выше, а резерв в 120 000 ₽ остаётся за заказчиком.
Разница между предложениями — 130 тысяч рублей, но только по уже посчитанным строкам. У первого агентства смета неполная: монтаж, демонтаж, доставку, техников и ещё два часа съёмки нужно досчитать. После этого итог первого предложения вполне может оказаться выше второго, а может и нет. Пока не досчитали, этого не знает никто.
Что смотреть в смете до договора
Итоговая строка почти ничего не объясняет. Кроме разрывов из таблицы, проверьте продление аренды и работы команды, если вечер затянется, сервисный сбор площадки и то, одинаково ли у всех учтён НДС.
Подрядчику задайте четыре вопроса: что не входит в стоимость, как меняется цена при росте числа гостей, кто будет на площадке в день мероприятия и когда можно трогать резерв заказчика.
Пример из практики Korpor
Летом 2025 года мы готовили корпоратив в Подмосковье. На выбор площадки, программу и трансфер ушло около трёх недель: посмотрели пять локаций, чтобы гости могли нормально добраться и программе хватило места. Пока дорога и конфигурация зала не зафиксированы, сметы считаются от разных условий, и сравнивать их рано. Как прошёл тот день, можно посмотреть в портфолио.
Зимой площадки обычно разбирают раньше, поэтому в бриф сразу ставьте дедлайн на КП и дату, когда число гостей станет окончательным.
Как оценивать подрядчиков
Оценку лучше разделить на два шага.
Сначала обязательные требования. Вместимость с нужной рассадкой и зонами, длительность программы, состав работ и то, что уже включено в цену. Если критичное условие не выполнено, предложение нельзя считать соответствующим ТЗ.
Потом сравнение подходящих. Здесь смотрят на стоимость, концепцию, опыт команды, сроки и прозрачность сметы.
Критерии согласуйте до того, как придут презентации, а не после того, как одна из них понравилась.
Форма сметы и таблица соответствия есть в техническом задании: подрядчик заполняет их в ответе, и три предложения сравниваются по одним строкам. Какие вопросы задать до выбора, разобрано в статье «Как выбрать event-агентство для корпоратива».
Как отправить ТЗ и что делать, если условия изменились
Сначала ТЗ согласовывают внутри компании, потом отправляют агентствам: всем сразу и в одной редакции. Назовите два срока: до какой даты можно задавать вопросы и когда должны прийти предложения.
Письмо для запроса КП
Тема: Запрос КП на организацию корпоратива — 100 человек, Москва
Добрый день!
Планируем корпоративное мероприятие на 100 сотрудников в Москве, ориентировочно в декабре. Число гостей может вырасти до 120, окончательно фиксируем его за 14 дней до даты.
Во вложении направляем бриф и техническое задание одной редакцией.
Просим подготовить концепцию мероприятия, подробную смету с разбивкой по статьям, информацию о команде и предварительный график подготовки. Резерв заказчика в стоимость услуг не включайте: дополнительные расходы будем согласовывать отдельно.
Отдельно укажите услуги, которые не входят в стоимость, включён ли НДС, возможные дополнительные расходы и срок действия предложения.
Ждём КП до [дата]. Уточняющие вопросы можно направлять до [дата] на [email].
Спасибо!
Что согласовать на случай изменений
Даже подробное ТЗ не гарантирует, что подготовка пойдёт по плану: дату могут сдвинуть, гостей добавить, а программу удлинить. Порядок согласования правок лучше определить заранее.
| Ситуация | Что согласовать заранее |
|---|---|
| Стало больше гостей | Когда фиксируется число и как пересчитывается стоимость |
| Площадка недоступна | Кто предлагает замену и кто утверждает новые условия |
| Ведущий отменил участие | Как подбирается и согласовывается замена |
| Вечер затянулся | Сколько стоят дополнительные часы аренды и работы персонала |
| Понадобилась новая услуга | Кто может её заказать и как утверждается цена |
| Корпоратив перенесли | Условия переноса, отмены и возмещения расходов |
Если после отправки в ТЗ нужно что-то поменять, не пишите об этом одному подрядчику в мессенджере. Заведите короткий журнал изменений, отправьте новую редакцию всем и при необходимости сдвиньте срок подачи КП. Иначе три агентства посчитают три разные версии одного проекта.
| Версия | Что изменилось | Кто согласовал |
|---|---|---|
| 1.0 | Первоначальное ТЗ | HR и закупки |
| 1.1 | Количество гостей увеличено до 120 | Руководитель проекта |
| 1.2 | Добавлен трансфер | Владелец бюджета |
Кто что согласовывает
Раздайте роли до первых правок: HR или инициатор собирает требования, офис-менеджер проверяет площадку и логистику, владелец бюджета утверждает лимит, организатор и закупки готовят ТЗ и сравнивают КП, а договор подписывают те, у кого есть на это право. Состав ролей может быть другим, но человек с правом окончательного решения должен быть известен заранее. Иначе один отдел согласует дополнительное оборудование, второй попросит его убрать, а подрядчик к тому моменту уже включит доставку в стоимость.
Чек-лист перед отправкой
Перед рассылкой проверьте то, что обычно всплывает уже в сметах.
- Указаны число гостей, допустимое отклонение и дата, когда число станет окончательным.
- Понятно, что входит в цену, а что считается отдельно.
- Написано, включён ли НДС.
- Резерв заказчика не входит в коммерческое предложение.
- Всем подрядчикам отправлена одна редакция ТЗ.
С чего начать
Сначала согласуйте пять вещей: цель, количество гостей, дату, формат и бюджет. Потом заполните подробный бриф, перенесите обязательные условия в ТЗ и запросите КП по одной редакции.
Если нужна помощь с требованиями и организацией, напишите в Korpor. Для первого разговора хватит города, даты, примерного числа гостей и бюджетного ориентира.